מערך האוספים של יד ושם, ובתוכו אגף הארכיונים, מטרתו לאסוף, לאגד ולשמר חומר תיעודי אודות תקופת השואה ואירועיה, להנגיש לקהל את אוספי יד ושם על המידע והידע המגולם בהם, ולקדם את חשיפתם והצגתם לציבור. מנהל מחלקת איסוף תיעוד מארכיונים ועדויות עומד בראש המחלקה האחראית לבחינת והתוויית מדיניות הרכש ותהליכי הרכש של ארכיון יד ושם על בסיס לימוד מעמיק של השדה הארכיוני הבינ"ל, זיהוי מגמות בתחום, תיעדוף צרכי הרכש של יד ושם,  קידום פרויקטים ויוזמות חדשים בתחום הרכש, והנגשתו הראשונית של התיעוד הדיגיטלי הנרכש במאגרי המידע הפנימיים של הארכיון. בנוסף, מנהל מחלקת איסוף תיעוד מארכיונים ועדויות נושא באחריות הכוללת לתחום גביית העדויות מניצולי שואה, לרבות התוויית מדיניות ומתודולוגיית גביית העדויות. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.

תחומי אחריות:

ניהול המחלקה והצוות;

• אחריות לתכנון אסטרטגי של תחום הרכש הארכיוני, לבחינת ולמיפוי תהליכי רכש נדרשים לטובת העשרת האוסף ואיכותו, בשיתוף הנהלת הארכיון.
• אחריות לתכנון אסטרטגי, מקצועי ומתודולוגי של תחום גביית העדויות, בשיתוף הנהלת הארכיון.
• אחריות לתכנון תכנית העבודה השנתית, בניית וניהול תקציב המחלקה, כתיבת הצעות למימון והגשת דיווחי ביצוע לקרנות וגורמי מימון.
• אחריות לניהול והנחיית מומחי הרכש הארכיוני וצוות גביית העדויות של המחלקה – ליווי, הכשרה, פיתוח  והנחייה מקצועית ומתודולוגית, בקרת איכות וביצוע.

אחריות כוללת לתכנון וניהול תהליכי רכש ממוסדות וארכיונים בחו"ל, לרבות:

• מיפוי ואיתור תיעוד ארכיוני אודות השואה בארכיונים ובמוסדות ברחבי העולם. 
• פיתוח ושימור קשרים עם ארכיונים ומוסדות רלוונטיים בחו"ל וקידום פרויקטים משותפים
• קידום ועריכת מו"מ והסכמי רכש ארכיוני והסכמי שיתוף פעולה בינ"ל לצורך העשרת האוסף הארכיוני.

בקרה ומעקב שוטף אחר תהליכי הרכש לכל שלביהם;

• אחריות לעמידה במסגרת התקציבית, ניהול ובקרה תקציביים.
• אחריות כוללת לניהול נותני השירות בתחום הרכש הארכיוני הפועלים בחו"ל.
• אחריות להבאת העתקי התיעוד שנרכש ליד ושם, בקרת תקינותם ואיכותם, קליטתם והנגשתם הראשונית במאגרי המידע הפנימיים של הארכיון.

אחריות כוללת לתכנון וניהול תחום גביית העדויות, לרבות:

• אחריות לתכנון מתודולוגי, אסטרטגי ומקצועי ארוך טווח, הנחייה מקצועית שוטפת, תכנון שנתי וקביעת יעדים שנתיים בתחום גביית העדויות, בשיתוף הנהלת הארכיון.
• אחריות כוללת להנחייתו המקצועית של צוות גביית העדויות ולבקרת התנהלותו בתחום איתור עדים, שיווק, תכנון וקידום פרויקטים, ניהול צוות נותני השירות (מראיינים וצלמים) על כל היבטיו, בקרת איכות התוצרים המתקבלים ובקרתו התקציבית של התחום.

חדשנות, למידה וחקר מגמות בתחומי הרכש הארכיוני וגביית העדויות;

• חקר ולימוד עומק מתמשך של תחום התיעוד הארכיוני של תקופת השואה ברחבי העולם תוך זיהוי מגמות, הובלת פרויקטים פורצי דרך והמלצה על כיווני פעולה רצויים.
• התעדכנות ולמידה מתמשכת של מתודולוגיות חדשות בתחום גביית העדויות וההיסטוריה שבעל-פה במטרה לקדם ולהטמיע תהליכי חדשנות בתחום.
• שותפות באיתור וביישום פתרונות טכנולוגיים להנגשת התיעוד הארכיוני.

שימור ופיתוח קשרי עבודה עם שותפים בחו"ל ובארץ;

• פיתוח, קידום ושימור קשרי עבודה עם ארכיונים ומוסדות נוספים בעולם ובארץ הקשורים לתיעוד תקופת השואה.
• תכנון ועריכת סדנאות וסמינרים לראשי ומובילי ארכיונים ממדינות זרות, תכנון ואירוח ביקורים רשמיים הקשורים לרכש ארכיוני.
• טיפוח קשרי עבודה ושותפויות מקצועיות עם גורמים רלוונטיים בארץ ובחו"ל לצורך קידום תחום גביית העדויות והעשרת אוסף העדויות של יד ושם.