במינהל תרבות חברה וספורט - באגף תרבות ואמנויות – במוזאון הטבע, ירושלים, פנויה המשרה הבאה- מנהל/ת אדמיניסטרטיבי/ת -(מכרז מס' 41/23)

מטרת התפקיד: ניהול ופיתוח לוגיסטי ואדמיניסטרטיבי של מוזאון הטבע, לצורך הפעלתו ולהבטחת פעילותו ולחשיפת מגוון תחומי פעילויות בתחומי הטבע לתושבי העיר, בהתאם לנהלים עירוניים, למדיניות העירייה ולהנחיות הממונה. כפיפות למנהל/ת מוזאון הטבע

תחומי אחריות:

− ניהול לוגיסטי ואדמיניסטרטיבי של מוזאון הטבע, בהתאם לצרכים, לתכניות העבודה, מדיניות העירייה ולהנחיות הממונה;

− סיוע לממונה בתכנון פעילותו ופיתוחו של מוזאון הטבע לטווחי זמן שונים, בהתאם לצרכי אוכלוסיות היעד, כולל סיוע בהכנת תכניות העבודה ובקרה על ביצוען, בתיאום עם הממונה;

− ניהול מערך ההתקשרויות עם קבלנים ונותני שירות חיצוניים, לרבות הכנת ועדכון חוזים, על נספחיהם, בכפוף לאישורי הועדות הרלוונטיות ובהתאם להנחיות הממונה;

− ריכוז ותיאום עבודת מוזאון הטבע מול גורמים פנים וחוץ עירוניים הקשורים לקידום התכניות והפרויקטים שבאחריותו, בהתאם להנחיות הממונה, תוך סיוע לממונה בריכוז ובטיפול בפרסום ובשיווק עבודת המוזאון;

− ניהול והנחייה מקצועית ומינהלית על צוות העובדים הכפופים לו.

מטלות עיקריות:

 ניהול לוגיסטי ואדמיניסטרטיבי של מוזאון הטבע, כולל בניית לו"ז תפעולי של המוזאון והתכניות והפעילויות המתקיימים בו או תחת חסותו, אחזקה ותפעול של המוזאון, עבודת המזכירות, תוך ניהול קשרים עם קבלנים נותני שירות ועם מחלקות ואגפים רלוונטיים בעירייה בהתאם לצורך ולהנחיות הממונה;

 סיוע לממונה בתכנון פעילותו של המוזאון ובפיתוחו, תוך השתתפות בגיבוש ויישום מדיניות עירונית בתחום, בהתאם לצרכי האוכלוסייה בעיר;

 סיוע לממונה בהכנת תכניות עבודה שנתיות ורב-שנתיות בתחומי פעילות המוזאון, בהתאם לצרכים מקצועיים, עדכונן במהלך השנה ומעקב אחר ביצוען;

 ביצוע מעקב אחר המערך הכספי שבאחריות המוזאון, הכנת סידורי העבודה, פיקוח ובקרה על השירותים הניתנים במסגרת המוזאון, עפ"י כללים ונהלים ובהתאם לתוכניות העבודה ולהנחיות הממונה;

 ריכוז והכנת נתונים ומסמכים לצורך דיון בוועדות המאשרות הזמנת עבודות, שירותים וטובין מקבלנים ונותני שירות חיצוניים (כגון: ועדת מכרזים, ועדה למסירת ועדות תכנון, ועדה לאישור ספק יחיד, ועדה לפתיחת הצעות מחיר וכו') ובמידת הצורך השתתפות פעילה בוועדות השונות, בתיאום עם הממונה;

 העברת החוזים לאישור הממונה ולחתימת הצדדים (נותני שירות חיצוניים והגורמים המוסמכים בעירייה), וידוא חתימת החוזים על ידי כל הצדדים הרלוונטיים ומסירת הדיווחים על עיכובים וחריגות לממונה;  ניהול מעקב אחר השינויים הנדרשים בחוזים, כולל הכנת הבקשות להארכת תוקף או הגדלת היקף החוזה עפ"י הנחיית הממונה, העברת הבקשות לדיון בוועדות הרלוונטיות והטמעת החלטות הועדות בתנאי החוזים; 

 ביצוע הזמנות שירותים ועבודה, בהתאם לצרכים ולדרישות של המוזאון, לרבות סיוע באיסוף הצעות מחיר, תיאום מועד ותנאי קבלת שירות/טובין ווידוא קבלה בהתאם לפרטי ההזמנה, בהתאם לנהלי העירייה ולהנחיות הממונה ;

 הכנת הזמנות עבודה, באמצעות מערכת לוגיסטית, בהתאם לסעיפי התקציב המאושרים ולנהלים עירוניים, העברתם לאישור הגורמים הרלוונטיים ולקבלנים/ספקים למימוש ההתקשרות;

 סיוע אדמיניסטרטיבי לממונה בהפקת תכניות ופעילויות שונות, משלב התכנון ועד לביצוע, כולל ארגון ותיאום התכנית לאוכלוסיית היעד, קביעת תאריך, ארגון לוגיסטי, הפקת הזמנות ווידוא שליחתן, בתיאום עם כל הגורמים הרלוונטיים ובהתאם להנחיית הממונה;

 גביית תשלומים ממבקרי המוזאון עפ"י תעריפים שנקבעו, כולל תשלומים על פעילויות שבאחריות המוזאון או בחסותו, לרבות בקרה על ניהול קופה קטנה שבאחריות המוזאון, כולל בקרה על גביה עבור פעולות העשרה המתקיימות במוזאון, בתיאום עם גורמים מקצועיים ועפ"י הנחיות הממונה;

 סיוע לממונה בפיתוח יחסי ציבור, פרסום ובשיווק פעילות המרכז בקרב התושבים ואנשי מקצוע, תוך הכנת והפצת עלונים, חוברות ודפי מידע על שירותים, פרויקטים, תכניות האמנות;

 הפעלה ועדכון שוטף של אתר האינטרנט של מוזאון הטבע, בתיאום עם יחידת האינטרנט העירונית;

 ניהול והנחיה מקצועית ומנהלית של צוות עובדים הכפופים לו, לרבות קביעת נהלי עבודה, סדרי עדיפויות ולוחות זמנים, ויסות העבודה, פתרון בעיות שמתעוררות במהלך העבודה ופיקוח ובקרה על הביצוע;  ייזום, פיתוח וקיום שותפויות מקצועיות עם גורמים פנים וחוץ עירוניים שונים הקשורים לתחומי אחריותו, ותיאום עבודת המוזאון מול מחלקות אחרות באגף וגורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים;

 הכנת דיווחים ודוחות תקופתיים ושוטפים על ביצוע העבודה שבתחום אחריותו, בהתאם להנחיית הממונה;

 השתתפות בוועדות וישיבות שונות עם גורמים פנים וחוץ עירוניים שונים בנושאים שבאחריותו, בתיאום עם הממונה;

 ביצוע תפקידים נוספים כפי שיוטלו עליו ע"י הממונה.