דרוש/ה מתאמת אדמיניסטרטיבית במחלקת צה"ל וכוחות הביטחון במרכז הבין-לאומי לחינוך והוראת השואה ביד ושם

טיפול אדמיניסטרטיבי - תפעולי של המחלקה, ומתן מענה למנהל/ת המחלקה, לצוות ולפניות קהל ;קשר
שוטף לטיפול ולצרכי לוגיסטיקה מול שלוחת קריית ההדרכה בנגב וכן טיפול שוטף בהיבט הכספי של המחלקה.
התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.

טיפול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי בצרכי היחידה;
 סיוע בתיאום ותפעול לוגיסטי של כנסים ואירועים במחלקה:
- תיאום ועבודה עם גורמי חוץ ופנים בפעילויות, פרויקטים ושיתופי פעולה של המחלקה.
- אפיון צרכים טכנולוגיים: עבודה מול מנהלת המחלקה וצוותי המחלקה ואל מול הגורמים הרלוונטיים
באגף וביד ושם.
- תיאום היסעים, מלונות, מדריכים ומרצים, חדרי פעילות, מזון, צרכים לוגיסטיים - כולל תכנון סידור
כיתות.

 הקלדת נתוני הפעילות וספקי שירותי ההדרכה /הרצאה – עדכון, רישום וקליטה של מדריכים/מרצים.
 טיפול בתשלומים למדריכים/מרצים וספקים שונים.
 מתן שירות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי האגף וצוותי יד ושם.
 הזמנת ציוד משרדי.
 ניהול קופה קטנה.
 סיוע בניהול יומן מנהל המחלקה ואירועי המחלקה.
 מענה טלפוני ומקוון.

גביית תשלומים;
 עבודה מול ארגוני הביטחון השונים: חשבוניות/הזמנות רכש/גביית כספים.
 עבודה שוטפת בנושא הכספים מול צוות עיר הבה"דים.
 הכנת דוחות וריכוז נתונים על פי דרישה.